Apa yang di maksud Otomatisasi Adminitrasi Perkantoran

Apa yang di maksud Otomatisasi Adminitrasi Perkantoran - Otomatisasi dalam bahasa Inggris dinamakan automation mempunyai padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation mempunyai dua makna yakni 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (pemakaian perlengkapan otomatis guna menghemat benak dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam penciptaan suatu produk dengan langkah yang sistematis). Mechanization yang mempunyai kata kerja mechanize memiliki makna give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize berisi arti 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Uraian pengertian otomatisasi di atas, menunjukkan hakikat makna otomatisasi yakni proses pemakaian peralatan otomatis yang mempunyai sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan dominan pada pengurangan pemakaian tenaga manusia.

Otomatisasi sangat sehubungan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti pemakaian alat-alat mekanis dan lebih terutama komputer. Dengan kata lain, membicarakan otomatisasi berarti mengupas sekian banyak peralatan mekanis dan komputer, pasti saja dengan tetap menyimak relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam urusan ini perkantoran.

Perkantoran merupakan pekerjaan yang bersangkutan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan kegiatan perkantoran mencakup kegiatan-kegiatan laksana pencatatan, penciptaan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; mengerjakan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Apa yang di maksud Otomatisasi Adminitrasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan faedah manual perlengkapan kantor yang tidak sedikit menggunakan tenaga manusia untuk fungsi-fungsi otomatis dengan memakai peralatan mekanis terutama komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dibuka bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, pemakaian perangkat komputer untuk kebutuhan perkantoran.

Otomatisasi perkantoran sering pun diistilahkan dengan pekerjaan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis ialah aplikasi perkantoran yang mengubah proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan kemudahan jaringan lokal (LAN).

Otomatisasi perkantoran tidak dapat dipisahkan dari teknologi perkantoran karena otomatisasi merupakan format pengembangan teknologi, dalam urusan ini pergeseran dari teknologi manual untuk teknologi otomatis.

Pak pahan (2006) menyatakan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran ialah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan penjelasan secara tepat guna dengan memakai mesin-mesin. Oleh karena tersebut perlu sekali mengenal mengenai jenis mesin guna keenam macam kegiatan tersebut dan bagaimana teknik menggunkannya. Untuk bisa menggunakannya dengan baik perlu memahami ciri-ciri tiap-tiap mesin, teknik kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran adalahproses pergantian dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas pengertian sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran adalahproses pengalihan cara pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan penjelasan dari cara manual yang tidak sedikit melibatkan tenaga manusia untuk metode otomatis yang tidak sedikit melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya merangkum pemakaian perlengkapan yang bisa dikelompokkan sebagai berikut:

Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:

Mesin manual merupakan mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
Mesin listrik (elektrik) merupakan mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
Dilihat dari teknik kerja dan komponen mesinnya:
Mesin mekanik yakni mesin-mesin yang susunan komponennya terlihat bergerak dalam operasinya.
Mesin elektronik yakni mesin-mesin dengan susunan komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
Dilihat dari kegunaannya dalam sekian banyak pekerjaan kantor, yaitu:
Mesin-mesin untuk menulis bahan penjelasan diantaranya;
Mesin tulis
Mesin dikte
Mesin penomor
Asahan pensil
Mesin-mesin guna menghimpun bahan keterangan;
Pembuka surat
Mesin penjilid
Hechtmachine
Pemotong kertas
Pencatat duit kas
Mesin-mesin untuk mengubah bahan keterangan;
Mesin jumlah
Mesin hitung
Komputer
Mesin-mesin untuk menggandakan bahan keterangan;
Mesin stensil
Mesin stencil spirtus
Mesin fotocopi
Mesin perekam sheet
Mesin offset
Berbagai mesin cetak
Mesin-mesin guna mengirmkan bahan keterangan;
Telepon dan interphone
Teleprinter
Facsimile
Mesin-mesin guna menyimpan bahan keterangan;
Mikrofilm
Penghancur kertas
Pelubang kertas/kartu

Otomatisasi penting dilaksanakan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan tekanan global dan pertumbuhan teknologi informasi yang menuntut teratasi proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuahn pergantian metode dari manual ke otomatis telah menjadi keniscayaan guna segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan semua proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab tidak sedikit aspek-aspek beda yang mesti menjadi pertimbangan dalam mengerjakan otomatisasi.

Manfaat

Otomatisasi kantor bertujuan untuk menambah produktivitas. Bila diterapkan sebagai perangkat pemecah masalah, otomatisasi kantor bisa memberikan keterampilan antar manajer guna saling mengerjakan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini bisa menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Berikut ini ialah beberapa guna yang dapat didapatkan perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi kantor:

Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.

Komputer tidak menggantikan pekerja ketika ini, namun computer menunda peningkatan pegawai yang dibutuhkan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

Pemecahan masalah Kelompok/Tim.

Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat sesuai diterapkan guna memecahkan masalah kelompok.

Pelengkap–BukanPengganti.

Sebagai suatu teknik komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak bakal menggantikan seluruh komunikasi interpersonal tradisional–percakapan tatap muka, pembicaraan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA mesti bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

Kerugian penerapan otomasi perkantoran

Kerugian dari penerapan Otomasi Perkantoran serta berikan alasannya?

Perasaan khawatir yang hadir dari karyawan guna ketidakmampuan mengoperasikan perlengkapan kantor / system informasi yang canggih.
Rencana system informasi yang mendasarkan diri pada computer adalahtugas kegiatan yang rumit dan menantang. Hasil dari pemasangan perlengkapan baru itu tidak bisa langsung dirasakan. Biasanya kesalahan-kesalahan itu oleh karenanya butuh penyeliaan yang cukup.
Masalah keamanan. Harta kekayaan perusahaan yang berupa informasi urgen dan rahasia tidak jarang menjadi incaran perusahaan pesaing. Dalam permasalahan ini perusahaan perlu pun memikirkan teknik pemakaian yang sangat tepat dan pengamanan untuk system informasinya.
Tantangan terhadap struktur organisasi. Dengan adanya system informasi yang baru maka bakal merubah struktur organisasi yang telah ada. Perubahan struktur organisasi yang baru akan dominan terhadap keterampilan kelompok-kelompok kerja yang telah terbentuk. Sehingga akan mengirimkan para karyawan pada kondisi yang tertekan.
Sumber :Susanto, Slamet., Administrasi Kantor: Manajemen dan Aplikasi. Djambatan, Jakarta 2001

Pelanggaran kerahasiaan pribadi
Pada sejumlah perusahaan andai rahasia perusahaan tidak dipertahankan dengan sepatutunya, orang beda akan mengejar bahwa kerahasiaan individu mereka sudah dilanggar dan identitas mereka dicuri.
Dampak terhadap tenaga kerja
Walaupun Komputer menambah produktivitasnya dan membuat ratusan ribu kegiatan baru di semua industry, kemahiran dari jutaan pekerja digantikan oleh computer. Jadi penting untuk pekerja untuk menambah pendidikannya.
Resiko kesehatan
Penggunaan computer jangkan lama atau tidak dengan teknik yang benar dapat memunculkan cedera atau penyakit. Pengguna computer dapat mengayomi dirinya dari resiko kesehatan melewati rancangan lokasi kerja yang baik, sikap badan yang baik saat menggunakan computer.
Dampak terhadap lingkungan

Limbah proses penciptaan computer yang menguras sumber daya alam dan men cemarkan lingkungan.

Sumber : Vermaat, Cashman S., Discovering Computers: Fundamental 3rd ed., 2007

1. Information Anxiety

Banyaknya informasi yang diterima tidak jarang kali menciptakan kita kendala dalam memilah prioritas dan menilai kebenaran informasi tersebut. Bahkan tidak jarang orang percaya begitu saja terhadap informasi yang diterimanya, tanpa terlebih dahulu menginvestigasi kebenaran dari informasi yang dia terima. Sebagai contoh banyaknya permasalahan penipuan dengan hadiah yang lumayan menggiurkan, sehingga tidak jarang tidak sedikit yang terjebak oleh informasi tersebut.

2. Dehumanization

Hilangnya penghargaan atas nilai seseorang sebagai individu, digantikan dengan sederet angka identitas.

3. Health Issues

Stress yang dimunculkan oleh pemakaian peralatan dan software berbasis teknologi informasi pengaruh radiasi gelombang elektromagnetik khususnya pada ponsel, pengaruh radiasi layar monitor, masalah persendian dampak kesalahan pemakaian keyboard dan mouse, masalah ergonomis, dsb.

4. Lost of Privacy

Identitas digital yang dipunyai setiap orang membuat eksistensi orang tersebut selalu terdeteksi. Selain tersebut pemantauan CCTV secara kontinu bakal mengganggu privasi dan kesehatan kita. Contoh : Di Inggris terdapat 4,2 juta CCTV. 1 juta diantaranya terdapat di London, secara rata-rata seorang penduduk London bakal tertangkap di 300 CCTV per hari.

5. Cookies

Semakin tidak sedikit informasi yang anda tampilkan dan share di internet, dengan atau tanpa anda sadari yang menciptakan peluang penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Contoh : Facebook, Twitter, Friendster.

6. Digital Gap

Semakin nyata adanya kesenjangan antara kumpulan yang menguasai TI dengan kelompok yang tidak menguasai TI, baik dalam sehari-hari maupun dalam pekerjaan.

7. Possible Massive Unemployment

Implementasi TI secara besar-besaran bisa membawa akibat peningkatan jumlah pengurangan tenaga kerja, baik melewati PHK maupun menyempitnya kesempatan kerja untuk tenaga kerja yang tidak menguasai TI. Padahal belum pasti orang-orang yang tidak menguasai TI tidak mempunyai kompetensi yang handal.

8. Impact of Globalization on Culture

Semakin menipisnya nilai-nilai kebiasaan lokal dampak pengaruh globalisasi. Contohnya melewati internet, kita dapat mengunduh (download) lagu. Hanya saja, dari lagu yang didownload tersebut, nyaris tidak terdapat jenis lagu daerah. Sebagian besar ialah lagu-lagu canggih dan bahkan lagu asing. Hal ini tentunya dampak dari pertumbuhan globalisasi, sampai-sampai tidak jarang orang-orang (apalagi anak muda) menjadi malu andai masih melestarikan hal-hal kuno, seperti contohnya lagu daerah.

Dampak otomatisasi dampak dari penerapan otomasi perkantoran dengan mengubah tenaga insan ke tenaga mesin ialah sesuatu yang biasa terjadi yang bias diserupakan dengan penggantian tenaga kerja yang satu oleh yang lainnya. Apabila setiap evolusi dalam dunia kerja mengakibatkan evolusi sikap semua karyawan maka manajer kantor mesti senantiasa menanamkan definisi pada mereka tentang makna penting dari perubahan-perubahan tersebut.

Efisiensi hanya dapat dicapai andai manusia dan mesin dimasukkan dalam destinasi perusahaan yang hendak dicapai. Yang perlu dianggarkan dalam penyusunan rencana tersebut ialah perhatian, minat, rasa frustasi, kemampuan, kemauan mengembangkan karier. Yang sangat penting ialah kerjasama diantara personil sejak mula perencanaan pemasangan computer.

Dengan melibatkan mereka dalam pengkajian akibat perubahan system dan formalitas yang baru bakal diterapkan, diinginkan mereka bakal lebih gampang menyadarinya, sampai-sampai mereka bakal lebih gampang menyadarinya. Dan pada kesudahannya karyawan bakal semakin menambah prestasi kerjanya yang dapat dicapai dari pengunaan alat-alat otomatik di masa bakal datang

Contoh

Salah satu pemakaian otomatisasi kantor yang terkenal ketika ini ialah pemakaian Video Conference dimana teknologi komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih bisa berkomunikasi secara langsung tanpa mengenal batasan masa-masa dan tempat. Video Conference ini paling berguna untuk para manajer di satu lokasi untuk bertukar informasi dengan manajer beda di distrik lain (misal luar negeri) guna memahami gejala yang terjadi. Teknologi ini pasti saja bisa menghemat biaya, masa-masa dan tenaga yang paling besar dikomparasikan para manajer itu harus bertemu tatap muka di sebuah tempat.

Apa yang di maksud Otomatisasi Adminitrasi Perkantoran